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如何做好档案管理工作/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-22 08:35:14  浏览:8321   来源:法律资料网
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如何做好档案管理工作

张智涛


摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词: 档案管理;企业管理


  档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
  档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
  档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。
  随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
  缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
  企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
  在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。




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关于印发《营口市行政决策听证暂行办法》的通知

辽宁省营口市人民政府


营政发〔2006〕3号


关于印发《营口市行政决策听证暂行办法》的通知

营口开发区管委会,营口高新区管委会,各市(县)、区人民政府,市政府各部门、各直属单位:
  《营口市行政决策听证暂行办法》业经市十三届人民政府第40次常务会议讨论通过,现予印发。
  
  


  
  
  二〇〇六年一月五日
营口市行政决策听证暂行办法
  第一条 为健全行政决策机制,促进行政决策的科学化、民主化、法制化,保护公民、法人和其他组织的合法权益,根据国务院《全面推进依法行政实施纲要》等有关规定,结合我市实际,制定本办法。
  第二条 我市行政区域内,市、市(县)区人民政府及所属部门(以下统称行政机关)组织听证适用本办法。法律、法规及规章另有规定的,从其规定。
  第三条 行政决策涉及下列事项之一的,行政机关应当依照本办法组织听证,因情况紧急须即时决定的除外:
  (一)编制城市规划、土地利用总体规划经公示有较大异议的;
  (二)拟定或者修改城市房屋拆迁、农村土地征用安置补偿方式和标准;
  (三)调整城市供水、燃气、供暖、公共交通(含出租汽车)、污水处理、垃圾处理、物业管理、廉租房租金等收费标准;
  (四)与公共安全直接有关、人民群众普遍关注的重大行政措施;
  (五)可能对生态环境、城市功能造成重大影响的政府投资项目的立项审批或核准;
(六)调整最低工资、最低生活保障金或失业保险金标准;(七)制定直接或广泛涉及群众利益的规范性文件;
  (八)行政机关认为应当听证的其他事项。
  第四条 听证应当遵循公正、公开、公平、便民、效率的原则,充分听取公民、法人和其他组织的意见。
  除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私外,听证应公开举行,并接受社会监督。
  第五条 听证由拟作出行政决策或提出行政决策建议的行政机关的法制机构组织,组织听证的行政机关为该事项的听证机关。
  应当由市政府组织听证的事项,市政府可以指定市政府办公室、市政府法制办公室或有关工作机构组织。
涉及多个有关部门和机构的听证事项可以联合组织听证。
  第六条 听证机关应当在举行听证会15日前公告听证会的时间、地点、出席听证会的人数、听证事项以及陈述人、旁听人报名办法等有关事项。
  第七条 国家机关、企业事业单位、社会团体和公民个人要求陈述或旁听的,应当按照公告的规定,在举行听证会10日前向听证机关提出申请。
  听证申请书应当载明陈述人的自然状况和对听证事项的意见。
  第八条 听证机关应当合理确定各方听证陈述人的人数。
  参加听证会的不同利益各方或不同意见各方听证陈述人的人数应当大致相等。
  第九条 符合听证条件的公民、法人和其他组织均可报名参加听证,也可推选代表参加听证。
  听证机关根据听证事项,按照广泛性和代表性的原则确定参加听证的人员。
  公民、法人和其他组织推选的代表符合听证条件的,应当确定为参加听证的人员。
  第十条 听证参加人包括听证人、陈述人、旁听人。
  第十一条 听证人由听证机关指定3至5人。听证主持人在听证人中产生,听证主持人应当是听证机关的有关负责人,听证记录员由听证主持人指定,具体承担听证准备和听证记录工作。
  第十二条 听证主持人与听证事项有利害关系或者有其他可能影响听证公正性的,应当回避。
  陈述人可以在听证开始前向听证机关提出要求听证主持人回避的申请。
  听证主持人是否回避,由听证机关决定。
  第十三条 听证陈述人是指出席听证会并就听证事项进行陈述的人,陈述人由下列人员组成:
(一)与听证事项有利害关系的当事人;
(二)了解听证事项的专家;
  (三)与听证事项有利害关系并提供相关事实的其他组织和个人;
  (四)听证机关邀请的人大代表、政协委员和有关专家。
  第十四条 听证机关应当在听证会举行5日前确定听证陈述人。
  第十五条 有关单位和个人对确定的陈述人身份或者利害关系各方陈述人的人数有异议的,可以在听证会开始前向听证机关提出,由听证机关决定是否变更或者追加陈述人。
  第十六条 旁听人是指自愿报名,经听证机关确定参加旁听的公民、法人和其他组织的代表。旁听人数及产生方式由听证机关确定。
  第十七条 听证机关确定的陈述人应当出席听证会并陈述意见;不能出席听证会的,应当提前3天通知听证机关。
  经听证机关同意,陈述人可以委托代理人出席听证会或者提供书面陈述材料。听证机关认为必要的,也可以要求陈述人提供书面材料。
  第十八条 听证会程序:
  (一)听证主持人宣布听证事项和听证会纪律,介绍参加听证会的代表;
  (二)行政机关负责人或申请人说明听证事项的具体内容、依据和理由;
  (三)听证会陈述人对听证事项进行论证;
  (四)行政机关负责人和申请人最后陈述意见;
  (五)听证主持人归纳总结;
  (六)听证会代表对听证笔录审阅并签名;
  (七)制作听证纪要。
  第十九条 听证发言顺序:
  (一)申请方陈述;
  (二)反对方或持有其他不同意见的陈述人陈述;
  (三)与听证事项有利害关系的陈述人陈述;
  (四)了解听证事项的陈述人陈述;
  (五)专家陈述。
  主持人应当公平、合理地确定陈述人发言的顺序及发言时间。
  第二十条 陈述人在陈述或回答听证人询问、介绍与听证事项有关的情况时,应当保证其事实的客观性和真实性。
  经主持人同意,陈述人可以书面或者其他方式进行陈述。
  第二十一条 出席听证会的陈述人认为听证会程序违反规定的,可以向主持人或者听证机关提出。主持人或者听证机关应当对陈述人提出的异议予以答复。
  第二十二条 主持人可以询问陈述人。其他听证人也可以询问陈述人。
  经办方陈述人应当回答听证人的询问,但对与听证事项无关的问题,经主持人同意,可以不予回答。
  第二十三条 陈述人可以就听证事项提交有关证据材料;必要时,主持人也可以要求陈述人提供有关证据材料。
  第二十四条 在主持人的主持下,各方陈述人可以就主要事实及争议进行辩论。
  第二十五条 陈述人发言和辩论结束后,经主持人许可,旁听人可以就听证事项发言。
  第二十六条 出席听证会的陈述人和旁听人应当遵守听证会的纪律,不得有妨碍听证会秩序的行为。
  对违反听证会纪律的,主持人应当予以制止;拒不改正的,可以责令退场。
  第二十七条 听证记录应当载明下列事项,并由听证人和记录员签名:
(一)听证事项名称;
(二)听证参加人的基本情况;
(三)听证的时间、地点;
(四)听证公开情况;
(五)听证事项的理由、依据和有关材料;
(六)听证参加人的观点、理由和依据;
(七)主持人对听证活动中有关事项的处理情况;
(八)延期、中止或者终止的说明;
(九)主持人认为需要载明的其他事项。
  第二十八条 听证记录应当交陈述人核对,陈述人认为记录有错漏的,有权要求补正。
  第二十九条 听证机关应当在举行听证会后7日内,根据听证记录制作包括下列内容的听证纪要:
(一)听证会的基本情况;
(二)听证的事项;
(三)对听证事项赞同的情况;
(四)对听证事项的意见分歧;
(五)对听证意见的处理建议。
  第三十条 听证纪要应当作为听证机关行政决策或提出行政决策建议的重要依据。
  对应当举行而未举行听证的事项,行政机关不应做出行政决策。
  第三十一条 听证机关组织听证,不得向管理相对人收取或者变相收取任何费用。
  第三十二条 本办法自2006年2月1日起施行。


邮电部关于下达邮电服务质量考核办法的通知

邮电部


邮电部关于下达邮电服务质量考核办法的通知
1994年11月9日,邮电部

为加快邮电通信事业的发展,提高企业素质进一步搞好邮电服务工作,部决定对邮电通信企业邮政和电信的服务质量进行考核,并纳入当年的经营责任制中。考核以邮政、电信“用户征询函”为依据。现将邮政、电信服务质量满意率指标的考核内容、计算方法及考核计分办法通知如下:
一、邮政、电信服务质量满意率指标的考核内容:
(一)邮政服务质量满意率指标的考核内容为:
1.营业员、投递员服务态度;
2.执行各项业务收费标准情况;
3.受理和答复邮件查询情况;
4.按营业时间服务;
5.局容局貌美观清洁。
(二)电信服务质量满意率指标考核内容为:
1.电信工作人员服务态度;
2.装、移电话时限完成情况;
3.电话障碍修复及时情况;
4.交付电话费方便情况;
5.电信业务查询服务情况;
6.电报服务质量情况。
二、满意率的计算方法
对各省按规定数量回复的征询函中的“满意”、“基本满意”和“不满意”进行分别统计,据此计算出用户满意率。其计算公式为:
用户满意率(%)=
回复征询函中“满意”+“基本满意”项目总数
---------------------------×100%
回复征询函中“满意”+“基本满意”+“不满意”项目总数

三、考核评分办法
邮政、电信服务质量满意率分别纳入邮政和电信的质量指标,基本分为10分。原经营责任制考核办法中邮政和电信质量指标基分分别由原定的20分改为10分,故质量总分仍维持40分不变。邮政、电信根据各自回复的征询函计算出“用户满意率”,并分别与其服务质量基分(10分)相乘,得数即为服务质量考核得分。
邮政 邮政
即: 服务质量得分=10分× 服务质量满意率
电信 电信

四、用户征询函由邮政总局和电信总局分别发放和回收,并据此进行考核。
本办法自1994年起执行。